Pelajaran Mengerjakan Proyek

Dalam KBBI, proyek adalah kata benda yang diartikan sebagai rencana pekerjaan dengan sasaran khusus (pengairan, pembangkit tenaga listrik, dan sebagainya) dan dengan saat penyelesaian yang tegas. Dalam pengertian yang lebih luas, asalkan sebuah pekerjaan punya tujuan dan tenggat waktu yang jelas, maka bisa disebut proyek. Sehingga sejatinya ia dapat meliputi bermacam-macam jenis. Mulai dari pembangunan gedung, renovasi dapur rumah, pengerjaan iklan sebuah produk, kampanye presiden, hingga penelitian sekelompok mahasiswa.

Dua tahun terakhir ini saya berkesempatan turut serta mengerjakan proyek di customer. Dari dua tahun tersebut, banyak pelajaran yang saya ambil. Lima diantaranya sebagai berikut.

1. Pastikan scope of work & scope of supply jelas sejelas-jelasnya. Dalam bahasa sederhana, perlu ditentukan siapa mengerjakan apa. Sangat disarankan ini selesai di awal sebelum proyek dimulai, supaya tidak saling lempar tanggung jawab atau lebih parahnya lempar tanggung biaya. Misalnya mengerjakan renovasi rumah, harus jelas apakah keramik kamar mandi yang motif kayu lapis itu dibelikan oleh mandor atau yang punya rumah. Atau misalnya saat keramik itu dipasang ada yang retak karena salah tukang, siapa yang tanggung.
2. Karena tenggat waktunya jelas, sebuah proyek mutlak harus punya rencana (planning). Tapi mewujudkan rencana itu punya kesulitannya sendiri, yang mana jauh lebih rumit daripada menyusunnya. Kebanyakan dari kita selalu keliru memperkirakan sesuatu dengan kecenderungan overestimate apa yang diri sendiri maupun orang lain bisa lakukan di waktu yang singkat. Contohnya, ada proyek bikin iklan di sosial media. Desain diperkirakan bisa lah dikerjakan 1 hari. Ternyata tidak selesai karena tiba-tiba anda sakit diare yang butuh 1 hari sendiri untuk sembuh. Atau anda ternyata seorang perfeksionis yang memilih font saja butuh 5 jam, memilih color palette 3 jam, dan memilih coffee shop untuk tempat bekerja butuh 1 jam. Kalau sudah begini, semua jadi kacau. Sebuah saran: selalu sediakan waktu tambahan ketika menargetkan sesuatu ke diri sendiri atau lebih-lebih ke orang lain. Bila musti disetor kamis sore, maka targetkan selesai di rabu pagi. Kalau ada yang tidak beres, masih ada waktu membereskan tanpa mengorbankan tenggat waktu keseluruan proyek.
3. The devil is in the details. Tidak peduli proyek besar atau kecil, kita harus selalu teliti. Memang, makin besar proyek, makin besar kemustahilan untuk memeriksa semua secara detail. Tapi di proyek, kesilapan sedikit saja bisa bernilai fatal. Mulai dari molornya target, terkena kompalin (keras), sampai kerugian finansial. Ambil contoh sekumpulan mahasiswa yang sedang mengerjakan penelitian untuk tugas akhir mereka di sebuah laboratorium kimia. Karena tidak teliti saat menyusun proposal, satu bahan kimia yang harus dibeli secara indent 3 bulan dari USA ternyata kurang 100 mililiter. Akibatnya, harus pesan ulang dan menyebabkan mereka terlambat lulus.
4. Kata Pandji di sebuah podcastnya: trust is good, control is better. Seberapapun percayanya anda dengan seseorang, tetap harus dikontrol. Ini bukan soal micromanaging ya, tapi memantau setiap pekerjaan tim atau vendor adalah wajib. Supaya tidak ada yang keliru dan baru ketahuan di akhir. Pusing. Asli.
5. Terakhir, ketika muncul masalah, sangat mudah untuk menuding siapa yang salah (atau disalahkan). Mudah memang mencari kambing hitam, apalagi di sekumpulan orang yang merasa dirinya suci seperti sapi putih. Namun pada akhirnya, semua kontributor proyek perlu ingat (termasuk kliennya), bahwa yang terpenting adalah pekerjaan ini dapat selesai. Selesai dengan baik. Selesai dengan tepat waktu. Selesai dengan biaya yang wajar. Marah-marah boleh, tapi sebentar saja. Lalu cari solusinya.

Sekian. Semoga proyek-proyek anda lancar jaya mekar armada!